История районного архива началась в 1935 году. Постановлением Президиума исполкома Московского областного Совета рабочих и крестьянских депутатов № 519 от 29 марта 1935 в Московской области с 1 марта того же года были дополнительно организованы 64 районных архива, в том числе и Шаховской. Была поставлена задача в условиях развивающегося советского государства сконцентрировать архивные материалы низовых советских органов, новостроек, местных колхозов, совхозов, МТС, сельсоветов и других организаций районной подведомственности. 

К сожалению, материалы Шаховского районного архива довоенных лет почти не сохранились. В начале октября 1941 года, в связи с прорывом обороны советских войск под Вязьмой и угрозой оккупации района, архив в большой спешке был эвакуирован в Москву и часть документов хранится в Центральном государственном архиве Московской области. Поэтому самые ранние документы в нашем районе датированы 1942 годом. В составе документов Шаховского районного архива содержатся документы органов исполнительной власти Шаховского района, организаций, учреждений и предприятий района, колхозов и совхозов, акционерных обществ. Вся жизнь района, начиная с военного времени, отражена на страницах документов, находящихся на хранении в Шаховском архиве. 

Поскольку документ – это творение человеческого разума и человеческих рук, то он всегда несет на себе отпечаток времени и личности создавшего его человека. Оставив позади многие превратности своей судьбы, документ попадает в архив, и архивист имеет возможность в полной мере оценить качество ведения делопроизводства, изъяны которого могут значительно ограничить, а в ряде случаев сделать невозможным использование документа, содержащейся в нем информации. Поэтому архивист, естественным образом заинтересованный в качественном ведении делопроизводства, может и должен принимать участие в его совершенствовании. Именно по этой причине руководство Шаховского райсовета всегда отводила очень значимую роль заведующим районным государственным архивом, обязывая непосредственно «следить и наводить порядок в упорядочении, обработке и хранении архивных документов в организациях, сельских Советах и колхозах района». В связи с этой обязанностью заведующему архивом необходимо было лично «бывать в организациях, сельских Советах и колхозах» и «по-настоящему» требовать от руководителей наведения «должного порядка в оформлении и хранении документов», соблюдении «сроков хранения и сдачи в областной архив». С этой целью кандидатуры заведующих районным государственным архивом исполком райсовета утверждал на своих сессиях согласно номенклатуре должностей райсовета, согласовывая их с Архивным управлением Мособлисполкома. 

Из архивных материалов военных лет мы узнаем, что во время Великой Отечественной войны, в районе видимо было не до архива. Все было разрушено! 31 населенный пункт района полностью сожжены, 10 населенных пунктов вообще исчезли с карты района, неиспользованные земли были переведены в гослесфонд, так как население было угнано в Германию. Необходимо было восстановить после оккупации района органы власти, сформировать аппарат исполкома, восстановить силы населения, накормить армию… Но всё же наряду с другими вопросами первостепенной важности необходимо было сохранить историю. Поэтому в январе 1943 года Управлением НКВД по Московской области было вынесено решение и предписание исполком райсовета Шаховского района «утвердить тов. Молодкину зав. Райархивом по совместительству по работе делопроизводителя РАЙЗАГСа» (по ведомостям на выдачу заработной платы за 1942 год – Молодкина Евд. Ник.). С 1944 года в качестве заведующей архивом трудилась Цветкова (Егорова) Тамара Васильевна. В мае 1948 года заведующей районным архивом утверждена Куплинова (Степанова) Лидия Павловна, приступившая к работе в 23 года и проработавшая в архиве 12 лет. В эти годы исполкомом райсовета проводятся проверки состояния делопроизводства в сельских Советах, упорядочения хранения дел в отделах исполкома. В результате этих проверок отмечается неудовлетворительная работа по ведению похозяйственных книг, не выполнение инструкции по делопроизводству, ненадлежащая сохранность документов, отсутствие необходимых для этой цели шкафов и помещений. «В целях проведения экспертизы документальных материалов, хранящихся в райгосархиве, и отбора к уничтожению тех из них, сроки хранения которым истекли», в 1953 году впервые утверждается состав экспертной комиссии. В 1958 году «исполком райсовета отмечает, что…большинством учреждений, предприятий и организаций района… наведен соответствующий порядок в обеспечении сохранности документальных материалов… Однако в некоторых колхозах и сельских Советах эта работа все еще требует улучшения». В целях упорядочения хранения и лучшего использования архивных материалов исполком райсовета обязывает «зав. Райгосархивом установить контроль… по вопросу обеспечения сохранности и приведения в порядок документальных материалов, оказывать практическую помощь в обработке и ведении делопроизводства». 

С 21 апреля 1960 года заведующей районным архивом назначена Крылова Галина Ивановна, которую через 2 года (с 20 апреля 1962 года) сменила Журавлева Валентина Викторовна. В этом (1962) году на одном из заседаний исполкома Шаховского райсовета было принято решение «О перестройке работы районного архива по вопросам обеспечения сохранности, комплектования, экспертизы ценности документальных материалов и контроля за ведомственными архивами», которым утверждены списки учреждений, предприятий и организаций – источников комплектования архива и тех учреждений, предприятий и организаций, документы которых «не представляют научной исторической и народно-хозяйственной ценности и не принимаются на гос. хранение». Райгосархиву же предоставлялось право вносить изменения и дополнения в эти списки.

С 19 февраля 1965 года Шаховской районный государственный архив возглавила Миронова Зинаида Никитична. В 1968 году исполкомом райсовета был проведен месячник смотра архивов учреждений, предприятий и организаций района, в ходе которого отмечено заметное улучшение ведения делопроизводства в соответствии с утвержденными Архивным Управлением номенклатурами дел. Положительную оценку работе в архивном деле получили предприятия и учреждения района, которые улучшили обработку архивных документов, составили описи, подготовили к сдаче в архив, отвели помещения для хранения документов и назначили ответственных лиц. В соответствии с решением исполкома Шаховского районного Совета от 5 июля 1968 года № 237 Почетными грамотами исполкома райсовета награждены работники архивов, делопроизводители, секретари учреждений и организаций, добившихся лучших показателей в месячнике смотра архивов, среди которых:

Шелабонская Мария Игнатьевна – секретарь Шаховского леспромхоза и Чибискова Варвара Михайловна – делопроизводитель отдела соцобеспечения.

С 1 ноября 1968 года по 4 октября 1971 года самой молодой заведующей стала 19-летняя Лукичева Нина Константиновна. Работая 3 года в качестве архивариуса, Нина Константиновна – единственная заведующая, учившаяся заочно по своей рабочей специальности в историко-архивном институте. Ее сменила на этой должности Писарева Татьяна Павловна, а с 1 ноября 1973 года – Иванова Татьяна Алексеевна. Вместе с ней с 21 ноября 1973 года в архив пришла и Круглова Александра Петровна. Являясь архивно-техническим сотрудником хозрасчетного отдела ГАМО (Государственного архива Московской области), а затем специалистом           1 категории архивного отдела администрации Шаховского района, она проработала в архиве по 11 июня 2008 года. 

В период с 1 марта 1975 г. по 1 января 1976 г. был проведен районный общественный смотр состояния делопроизводства в отделах исполкома райсовета, в исполкомах сельских, поселкового Советов. Тогда же впервые были утверждены Условия проведения общественного смотра и график комплектования райгосархива на 1976 год. С каждым годом список источников комплектования пополнялся все новыми и новыми организациями и учреждениями, документы которых должны быть приняты на государственное хранение.

С 22 декабря 1992 года Постановлением главы администрации Шаховского района № 428 Шаховской районный государственный архив преобразован в Архивный отдел администрации Шаховского района. Этим же постановлением создан Центр хранения документации по личному составу с подчинением Архивному отделу, в котором трудилась Кулигина Галина Петровна с сентября 1992 по апрель 1996 года. В целях обеспечения сохранности архивных документов в интересах социально-правовой защиты граждан распоряжением администрации Шаховского района от 22.12.1992  № 166-р на Архивный отдел возлагалась ответственность по установлению контроля за ходом приема-передачи документов ликвидируемых учреждений, организаций и предприятий, не допуская незаконной ликвидации архивов и уничтожения документов.

Архив всегда располагался в неприспособленном для хранения документов небольшом помещении, неоднократно менял место своего нахождения. В 1944 году исполком райсовета обязал члена исполкома тов. Холоднова в 2-х недельный срок подобрать под районный архив соответствующее помещение, оборудовать его стеллажами и обеспечить в противопожарном отношении. Однако на заседании исполкома Шаховского районного Совета в 1951 году в связи с тем, что в районе не имеется помещения под архив, было решено «просить Исполком Мособлсовета для районного архива на строительство отпустить 25,0 т.р.». Но этот вопрос так и не был разрешен. В первые послевоенные годы все силы и средства шли на восстановление народного хозяйства, видимо по этой причине деньги на строительство помещения для районного архива так и не были выделены.

В связи с ликвидацией Шаховского района распоряжением исполкома Шаховского районного Совета от 30 декабря 1962 года № 85 освобождающиеся здания переданы на баланс других учреждений, в том числе в помещении Архива была размещена радиомастерская. В 1965 году полномочия Исполкома Шаховского района были восстановлены. Но только  в 1974 году на основании решения исполкома райсовета № 269 от 24 июля архив временно был размещен в одной из квартир многоэтажного жилого дома № 19 в микрорайоне п. Шаховская. А в 1975 году в смету исполкома Шаховского райсовета были заложены средства «на дрова для архива». Следовательно, архив в это время располагался в отдельном здании с печным отоплением. (Никаких решений о размещении архива в этот период нет). 

Пока строилось здание исполкома, работники и архивные дела ютились в одной из квартир многоэтажного жилого дома на улице Рижская. Со временем и подвальное помещение все меньше соответствовало условиям хранения и использования документов: нарушался температурно-влажностный и световой режим, отсутствовали помещения для обработки документов, загруженность архивохранилища не позволяла принимать все подлежащие сдаче документы.  В связи с возросшим объемом обращений граждан единственное техническое средство – пишущая машинка – не способствовало оперативному исполнению социально-правовых запросов. И только в августе 1983 года под архив были отведены кабинет и подвал в новом административном здании исполкома райсовета. А в декабре 2005 года главой Шаховского района было принято распоряжение о переводе архивного отдела в помещение банка «Возрождение»,  где он и располагается до сего дня.

Объем принятых на хранение документов постоянно увеличивается, число обращающихся в архив с различными запросами тоже растет. К концу 1990-х годов количество ед.хр. в муниципальном архиве достигло более 35 000.  Теперь архив располагает помещениями общей площадью 340 кв. м. На сегодняшний день в нашем архиве сконцентрировано 187 фондов, в составе которых 46010 ед.хр., в том числе по личному составу 15104 ед.хр. Архивохранилища обеспечены всеми необходимыми средствами для организации хранения, учета и комплектования документов, охранной и противопожарной сигнализацией, системой пожаротушения, имеется запасный выход. Соблюдаются все необходимые санитарно-гигиенические, световые нормы, документы 100 % закартонированы в короба, обработанные спецсредствами защиты от грибка, влаги, возгорания. Рабочие места работников архива обеспечены оргтехникой, позволяющей наиболее оперативно исполнять запросы граждан и организаций в полном объеме на основании имеющихся документов. Ежегодно сотрудниками архивного отдела проводится проверка наличия и состояния документов в фондах, ведется работа по ретроконверсии и оцифровка документов, создание баз данных по документам архива, занесение данных в программный комплекс «Архивный фонд», обеспечивающий оперативный поиск информации по фондам: количеству документов, истории фондообразователя, наличие учетной документации. Архивный отдел в своей работе руководствуется различными законодательными и нормативно-правовыми актами, на основе которых и утверждены административные регламенты исполнения муниципальных услуг.

 

Заведующие Шаховским архивом с 1942 года:

 

Период работы

Фамилия, имя, отчество

1942 - 1943 1944 - 21.05.1948 01.05.1948 – 21.04.1960   21.04.1960 – 16.05.1962 20.04.1962 – 19.02.1965 19.02.1965 – 01.11.1968 01.11.1968 – 04.10.1971 04.10.1971 – 01.11.1973 01.11.1973 – 13.11.1975 13.11.1975 – 12.02.1976   12.02.1976 – 31.12.1998   09.09.1992 – 15.04.1996       01.01.1999 – 30.05.2011 01.07.2011 – 2014 - …

Молодкина Евд. Ник. Цветкова (Егорова) Тамара Васильевна Куплинова (Степанова) Лидия Павловна, 1926 г.р. (22 г.) Крылова Галина Ивановна Журавлева Валентина Викторовна, 1937 г.р.(25л.) Миронова Зинаида Никитична, 1923 г.р. (42 г.) Лукичева Нина Константиновна, 1949 г.р. (19 л.) Писарева Татьяна Павловна, 1951 г.р. (20 л.) Иванова Татьяна Алексеевна, 1950 г.р. (23 г.) Круглова Александра Петровна, 1949 г.р. – и.о. зав. архивом Круглова (Рыжова) Валентина Васильевна, 1938 г.р. (38 л.) Кулигина Галина Петровна – специалист центра хранения док-тов по л/с   Начальники архивного отдела: Семенова Мария Анатольевна, 1956 г.р. (43 г.) Любкивская Юлия Николаевна, 1980 г.р. (31 г.)